Migración a ERPNext

Para quién es

• Tienes un sistema para cada cosa. Uno de contabilidad, otro de remuneraciones, otro de facturación, un CRM, y Excel pegándolo todo. Cada uno funciona; el problema es que ninguno sabe lo que sabe el otro.
• Arrastras un programa de escritorio. Sin API, sin salida y sin posibilidad de conectarle nada — y por tanto sin ninguna posibilidad de sacarle partido a la IA.
• Tienes varias sociedades y hoy cada una lleva su contabilidad por separado, así que la consolidación es un Excel que hace una persona.

Cómo se hace, en orden

1. Llamada inicial. Sin coste. Qué usas hoy, qué se puede unificar y qué no.
2. Estudio de procesos y blueprint. Un documento con los módulos, las automatizaciones y el plan por fases. Es tuyo y te sirve aunque después no me contrates: si decides irte con otro proveedor, se lo llevas.
3. Puesta en marcha. Instalación, empresas, plan de cuentas, impuestos, usuarios y permisos por perfil — bodeguero, contador, jefe de proyecto, administrador de contrato. Los permisos son la parte que casi siempre se hace mal y la que decide si la gente usa el sistema.
4. Modelado de tus procesos. Aquí es donde se va la mayor parte del valor. Tu empresa ya tiene procesos, y no se trata de que cambies cómo trabajas para encajar en el ERP: se trata de entenderlos, depurarlos —en el camino casi siempre aparecen pasos que existen sólo porque el sistema viejo los obligaba— y dejarlos modelados dentro del sistema, con sus estados, sus aprobaciones y sus responsables. Es lo que hace que el ERP sea de verdad la fuente de verdad y no otro sitio donde apuntar cosas.
5. Localización fiscal. La facturación electrónica de tu país, conectada de verdad: SII en Chile, Veri*Factu en España.
6. Migración de datos. Maestros e histórico desde tu sistema actual, con la profundidad que decidas.
7. Capacitación y arranque en paralelo. Nadie apaga el sistema viejo el primer día.

Cuánto tarda

Depende del alcance —cuántas sociedades, cuántos procesos, cuánto histórico—, pero el orden de magnitud es este:

• Unas dos semanas hasta tener el sistema montado y funcionando con tus datos: no una presentación, un ERPNext en el que puedes entrar y probar tu propia operación.
• Dos o tres semanas más depurando lo que aparece al usarlo, que es cuando salen las diferencias reales entre cómo creías que funciona tu proceso y cómo funciona.
• Entre uno y dos meses para estar en marcha, con el sistema viejo aún encendido en paralelo hasta que el nuevo se sostenga.

Ese ritmo no es una promesa comercial, es una consecuencia de cómo está montado: hablas directamente con quien implementa. No hay un gestor de proyecto que traslade tu pregunta a un equipo y te traiga la respuesta la semana siguiente. Una implantación de las grandes se mide en trimestres y en comités; aquí una decisión se toma en la llamada y al día siguiente está en el sistema.

La contrapartida, y la digo yo antes de que la pienses tú: si necesitas un proveedor con cien personas y un contrato de soporte 24/7 en tres idiomas, no soy yo. Lo que hay es un sistema libre, sin ataduras, y alguien que lo conoce a fondo — y respaldos completos el día que quieras llevártelo.

Cómo se cobra el modelado de procesos

La pregunta razonable es: si cada empresa tiene sus procesos, ¿cómo puede haber precio fijo? Porque el contenido varía mucho y la forma mucho menos. Modelado en ERPNext, un proceso casi siempre se descompone en las mismas piezas: un documento —o campos sobre uno que ya existe—, estados y transiciones, permisos por rol, validaciones que impiden el error, y un informe. "Aprobación de compras por monto" y "aprobación de vacaciones por jefatura" son negocios distintos y casi el mismo trabajo.

Lo que sí sería un error es un precio plano: unas cajas chicas no son un control de subcontratos. Así que tres tramos, definidos por lo que contienen y no por el sector:

El tramo lo pone el alcance, no el nombre del proceso. Las mismas cajas chicas pueden ser Simple si son una rendición con un aprobador, o Medio si hay varias obras, anticipos y reintegros. Por eso aparecen arriba en dos tramos: los ejemplos ilustran la forma, no son una lista de precios.

Y la pieza que hace que esto funcione: el tramo se asigna en el blueprint, no a ciegas. Sales de ahí con tu lista de procesos, cada uno en su tramo y el total sumado — antes de comprometerte a la implantación. Si algún proceso no cabe en ningún tramo, ese va por presupuesto; pero es la excepción.

Un ejemplo con los procesos de un sector concreto, uno a uno y con su alcance: ERPNext para constructoras.

Qué se cobra en esta parte

Los importes van por país, porque en Chile se denominan en UF y en España en euros: precios para Chile · precios para España. Ahí está el desglose completo, con las integraciones y la cuota mensual.

Después de migrar

Una implantación que nadie mantiene se degrada: se queda sin actualizaciones, sin respaldos comprobados y sin nadie que arregle lo que se rompe. Por eso el sistema queda alojado con soporte y actualizaciones, y por eso todo queda documentado y preparado para extenderlo cuando tu operación lo pida.