Por qué contabilidad y operaciones deben hablar el mismo idioma desde el día 1

La contabilidad suele parecer algo reservado para las empresas grandes. Los nuevos emprendedores muchas veces la ven como un mal necesario que delegan en terceros, principalmente para no tener problemas con los impuestos.
Cuando uno empieza un negocio, suele pensar:

“Controlaré las finanzas con mi Excel, yo me entiendo y lo armo a mi manera…”

Y probablemente sea cierto: lo entiendes, y ese informe entrega información importante. Pero es habitual que esos reportes mezclen conceptos financieros —como caja con resultado, o gastos con activos— y que cada quien los interprete a su manera.

Cuando cada área tiene su propio Excel

Otro problema de elaborar informes propios es que, cuando tu empresa crezca y empieces a delegar en gerentes o jefes de área, cada uno tendrá su forma particular de hacer las cosas.

Al final te encontrarás con que cada área te entrega un reporte distinto, obtenido de fuentes diferentes, y que no se pueden comparar entre sí. Eso es grave: tendrás que aprender el formato de cada uno y confiar en que estén usando datos correctos y actualizados.

Además, como pagar impuestos es una obligación, terminarás contratando un equipo externo de contadores. Este equipo no conoce el detalle de las operaciones del negocio, por lo que su principal preocupación será que no tengas problemas con Hacienda/SII, aunque sus reportes no reflejen necesariamente la realidad del negocio.

La contabilidad es el lenguaje del dinero

Por todo lo anterior, es importante que la contabilidad esté presente en los negocios desde el principio.

La contabilidad es el lenguaje del dinero y de los negocios. No es compleja de entender. Tú, como CEO o fundador, conoces mejor que nadie tu operación, y por eso eres la persona ideal para modelar un sistema contable que hable tu idioma y que, además, siga los estándares financieros.

No es necesario ser un experto tributario para entender las bases. Modelar tu negocio desde el principio te ayudará a comprender conceptos clave como: la diferencia entre caja y resultado, el tratamiento de anticipos y reconocimiento de ingresos, el concepto de devengo o el nivel de apalancamiento.

Modelar no es copiar, es entender tu empresa

Cuando hablo de “modelar las finanzas” me refiero a que, aunque hay conceptos transversales (activo, pasivo, patrimonio, resultado), no todas las empresas tienen la misma configuración contable. Veamos algunos ejemplos:

🏗️ Ejemplo 1: empresa constructora

Una constructora suele tener bastantes activos fijos (maquinaria y equipos), activo circulante compuesto principalmente por inventario de materiales y avance físico no facturado, pasivo circulante con anticipos aún no reconocidos como ingresos, y posiblemente algún préstamo bancario.

Las cuentas de ingreso se relacionan con el avance de cada proyecto, y los gastos principales provienen de subcontratos, remuneraciones y materiales.

⚖️ Ejemplo 2: estudio jurídico

En un estudio jurídico, el componente principal son las remuneraciones, que conviene asignar a cada proyecto según el tiempo dedicado por cada profesional.

Este tipo de empresas de servicios suele tener poco nivel de activos y pasivos, ya que su valor se basa principalmente en el conocimiento y el tiempo de sus abogados.

🛒 Ejemplo 3: e-commerce o distribución

Un negocio de e-commerce combina características de ambos mundos: tiene inventario y flujo de caja intensivo, pero sin proyectos largos.

Su reto está en manejar márgenes por línea de producto, devoluciones y gastos logísticos. Aquí es clave conectar ventas, compras e inventario para tener reportes reales de rentabilidad por producto o canal.

Cada empresa debe modelar su propio ERP

Cada empresa es diferente, y quienes mejor conocen su operación son los que deben modelar su ERP.

Así definirás un plan de cuentas que entregue la información que realmente necesitas, establecerás un árbol de centros de coste, diseñarás los timesheets y usarás los módulos que más aporten para que el sistema hable tu idioma.

Cuando el sistema ya está bien armado, los reportes que genera se convierten en la fuente de verdad más fidedigna de la empresa. Además, siguen los estándares financieros que se usan en las grandes corporaciones.

Como CEO, tu rol será evitar los Excels paralelos y promover que tu equipo entienda las bases contables y obtenga sus informes directamente desde el sistema.

El impacto: información confiable y en tiempo real

El impacto de esto en la organización es enorme:

• Podrás crecer sin fricciones.
• Los estados financieros ya no llegarán una vez al año desde un estudio externo: estarán en tiempo real.
• Podrás mostrar esa información a posibles socios o inversionistas, que la entenderán de inmediato porque sigue los mismos estándares.

Si te hacen preguntas, podrás responder con precisión; incluso podrás crearles un usuario para que analicen hasta el detalle que necesiten, con total transparencia.

¿Y si los sistemas son caros?

Buena pregunta. Muchos lo son. Pero existe un ERP world-class y open source: ERPNext.

He usado este sistema desde el principio en una empresa que cofundé y que hoy tiene más de 600 empleados. He visto de primera mano los beneficios que te he contado.

Si estás empezando y quieres llevar tu propia contabilidad, puedo ayudarte a modelarla. Si ya tienes un sistema caro y no te convence, también puedo ayudarte a migrar.

Con ERPNext podrás: integrar compras y ventas; controlar inventario, activos fijos y remuneraciones; manejar impuestos y reportes financieros; e incluso automatizar procesos mediante APIs o apps personalizadas.

Tener un sistema que hable tu idioma —y que prácticamente funcione solo— está totalmente a tu alcance. Además, podrás ir mejorándolo con el tiempo: tú, que conoces más tu negocio, modelarás, automatizarás y revisarás tus procesos continuamente.

¿Próximo paso?

Si quieres que te acompañe a modelar tu ERP o migrar desde otro sistema,
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